Tal y como se expuso en el artículo “LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMO BASE PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA EMPRESA”, la gestión de las empresas no es algo trivial, integrando una gran variedad de áreas diferentes.

Para un desempeño eficaz y eficiente, es necesario contar con herramientas que faciliten la realización de los diferentes procesos de gestión que se requieren en la empresa.

En muchas ocasiones se recurre al esfuerzo del personal para conseguir cubrir todas las áreas de la empresa, consiguiendo un desempeño eficaz, pero no podemos decir lo mismo de la eficiencia que se obtiene, ya que el esfuerzo que se tiene que realizar es mucho mayor del que sería necesario si se contara con las herramientas adecuadas.

Una evaluación del coste de realización de muchos de los procesos de gestión que se llevan a cabo en las empresas permitiría visualizar esos costes ocultos. Costes que justificarían sobradamente la adquisición de las herramientas óptimas, ofreciendo ratios de amortización muy altos.

Estos costes originados por la falta de eficiencia en la realización de los procesos, impactan directamente sobre el margen de beneficio de las empresas.

Tal y como hemos comentado, en la gestión de las empresas se abordan áreas muy diferentes y no parece lógico pensar que una única herramienta va a ser capaz de resolver todas las necesidades de las empresas, quizás puede resolverlas, pero no con el nivel de eficiencia que se requiere.

Las áreas que se tienen gestionar en mayor o menor medida en una empresa son las mostradas en la figura siguiente.

Áreas de gestión propuestas. Fuente: AIDIMME

Para conseguir el nivel de eficiencia requerido, lo ideal seria disponer de herramientas especializadas en cada una de las áreas, esto nos podría garantizar que los procesos, de forma independiente, sean óptimos, pero no garantiza que el desempeño conjunto de todos los procesos de la empresa sea el mejor. Sin la correcta integración de las diferentes herramientas entre sí, se pueden producir duplicidades en las tareas, provocando un incremento de los costes, ya que las diferentes áreas se encuentran relacionadas entre ellas compartiendo información.

Una respuesta correcta a las necesidades de las empresas se puede conseguir a través de la interconexión de las herramientas óptimas para cada una de las áreas, interconectadas todas ellas a través de un sistema de gestión común, que permitan tener una única base de datos. Los procesos de comunicación entre las diferentes herramientas tienen que permitir que a efectos prácticos todo funcione como un único sistema.

Si bien es cierto existen ERP´s que han desarrollado módulos para muchas de las áreas, que tienen las funcionalidades suficientes para resolver las necesidades de muchas de las empresas, pero no alcanzan a resolver todas las áreas que una empresa tiene que abordar para su correcta gestión.

La clave está en encontrar las herramientas que la empresa necesita dadas sus características y poder realizar una integración de las mismas, para que el comportamiento en la práctica de las diferentes herramientas sea como si de una única herramienta se tratara, fluyendo la información entre las mismas, evitando así cualquier tipo de duplicidad en cuanto al trabajo a desarrollar. En lugar de empeñarse en que una única herramienta lo tenga que hacer todo, lo que lleva a costosas personalizaciones de los ERP´s para intentar que cubrir todas las necesidades de la empresa.

A priori puede parecer más costoso contar con varias herramientas integradas, pero en la práctica suele ser más costosos los desarrollos de personalización para conseguir unas funcionalidades que otras herramientas especializadas ya nos está ofreciendo, y con un mayor nivel de funcionalidades obtenidas a partir de la experiencia de las múltiples empresas con las que han trabajado.

En conclusión, la integración de herramientas especializadas puede mejorar la productividad de las empresas gracias precisamente al grado de especialización que cada una de ellas tiene en su área. Acercando a las empresas al objetivo final, que es la creación de empresas inteligentes.